Hallo zusammen,
Heute möchten wir mit euch noch einmal einen nützlichen Tipp zur Vorbereitung großer Reisen teilen. Diese Methode hat den Vorteil, dass man immer einen Überblick erhält und sie sehr einfach zu handhaben ist. Durch den bewussten Einsatz wird verhindert, dass du von offenen Aufgaben überwältigt wirst und den einen oder anderen wichtigen Punkt vielleicht sogar vergisst.
Eine Möglichkeit der Visualisierung von offenen Aufgaben ist die Darstellung und Festlegung der Phasen oder auch Zeiträume, in denen bestimmte Planungsschritte gemacht werden sollen. Hierfür haben wir eine eigene Version eines Kanban-Boards erstellt und für unsere Zwecke etwas abgeändert.
Was ist ein Kanban-Board?
Es ist eigentlich ein Tool für agiles Projektmanagement, in dem abgeschlossene, laufende oder noch bevorstehende Aufgaben einfach visualisiert werden können. Sie wurde von der ursprünglichen Kanban-Methode abgeleitet, die Mitte des 20. Jahrhunderts von dem Autohersteller Toyota entwickelt wurde. Ziel war es damals, die schwer greifbaren Produktions- und Fertigungsprozesse besser darzustellen und zu kontrollieren. Ein einfaches Modell aus der Arbeitswelt besteht aus den Spalten „offen“, „In Bearbeitung“ und „Abgeschlossen“. Die entsprechende Aufgabe wird dann in die jeweilige Spalte geschoben.
Natürlich hat jedes Unternehmen und Projekt eigene Bezeichnungen. Teilweise kann das Modell auch um einige Spalten erweitert sein. So könnte man beispielsweise zwischen der Bearbeitung und dem Beenden der Aufgabe noch eine Spalte „Test“ einführen. Hier wird vor Abschluss des Teilprojekts noch einmal die Funktionsfähigkeit geprüft. Aber wir wollen gar nicht zu tief in das Thema einsteigen, da wir schließlich ein eigenes Modell erstellt haben.
Versuche deine offenen Aufgaben zu ordnen und bringe sie in klare Strukturen.
Unsere Version für die Weltreise
Auf dieser Basis haben wir unsere eigene Interpretation erstellt. Lukas hatte bereits während seines Studiums hin und wieder damit zu tun und war daher derjenige, der diese Idee umsetzte. Der Einfall kam uns allerdings eher spät im Planungsverlauf, daher hatten wir nur noch einen knappen Monat, um dieses Tool zu nutzen. Dennoch haben wir hier unten für euch einmal unser Kanban-Board abgebildet:
Wie ihr sehen könnt, haben wir anstatt des klassischen Kanban-Ablaufs: „Offen> In Bearbeitung > Abgeschlossen“ in der oberen Zeile einen Zeitstrahl bis zur Abreise eingezeichnet und unter den jeweiligen Abschnitten die Aufgaben auf Post-its geschrieben und in die entsprechenden „To-do“-Felder geklebt. Sobald eine Aufgabe erfüllt war, haben wir den Zettel vom „To-do“-Feld in das „Done“-Feld geklebt. Dadurch wusste jeder von uns zu jeder Zeit, was noch zu tun ist und welche Themen noch offen sind.
Auf diesem Bild sind wir gerade im Übergang vom Zeitraum „ca. 2 Wochen“ zu „letzte Woche / Tage“, daher sind noch 2-To-dos im vorletzten Feld offen. Sind uns im Nachhinein noch Aufgaben eingefallen, haben wir diese ergänzt.
Da man die Schrift auf dem Bild nicht sehr gut lesen kann, zählen wir einige der abgebildeten Aufgaben auf:
– Impfberatung und erste Impfungen (3 Monate vor Abreise)
– Flüge buchen (2-3 Monate vor der Abreise)
– 1. und 2. Probepacken (1x 1 Monat vor Abreise und noch einmal 2-3 Wochen vor Abreise)
– Visum beantragen (1 Monat vor Abreise)
– wichtige Dokumente Scannen und Kopieren (2-3 Wochen vor Abreise)
– etc.
Um eine bessere Übersicht der zugeteilten Aufgaben zu erhalten, kann man z. B. mit Textmarkern oder bunten Klebemarkierungen die Aufgaben direkt einer Person zuweisen. Da uns jedoch das meiste gemeinsam betroffen hat, war das in diesem Fall kaum erforderlich. Wie oben bereits erwähnt, haben wir erst recht spät mit dem Board angefangen, daher sind die Aufgaben in der ersten Spalte nachträglich für das Bild hinzugekommen.
Das Schöne an so einem Kanban-Board ist, dass es schnell und fast überall einsetzbar ist. Egal ob im Büro für Projekte oder im privaten Bereich. Bestimmt gibt es auch Leute, die mit einer stark vereinfachten Version den Haushalt regeln.
Wir waren sehr analog unterwegs und haben das Board auf eine alte Wandkalender-Rückseite abgebildet. Natürlich geht das genauso gut auf einem Whiteboard oder einem Blatt Papier. Hinzu kommt eine Fülle an Apps und Programmen, die bei der Visualisierung von Aufgaben ebenfalls unterstützen können. Trello oder Miro sind einige bekannte Beispiele. Theoretisch funktioniert das sogar mit einer Excel-Liste, die in einer Cloud geteilt wird. Also auf die mehrere Leute Zugriff haben.
Versuche deine Gedanken zu ordnen, um langfristig zu planen und bringe sie in klare Strukturen.
Was hierbei auch eine große Hilfe sein kann, ist vorab erst einmal alle Einfälle zu notieren.
Lukas hat alles, was ihm einfiel, in der Notizen-App seines Handys eingespeichert und die wichtigen Dinge alle paar Tage auf das Kanban-Board übertragen. Julia hat meistens erst einmal einen Zettel verwendet und die offenen Dinge dann einmal die Woche übertragen. So konnten wir bereits an den aktuellen Aufgaben arbeiten und wenn uns noch etwas Wichtiges einfiel, den Gedanken schnell aus dem Kopf auf das Papier bringen, damit wir mit den Gedanken direkt wieder bei der aktuellen Tätigkeit waren.
Fazit
Wenn du also öfter Probleme hast, einen Überblick vieler offenen Aufgaben zu behalten oder an großen Vorhaben verzweifelst, kann ein Kanban-Board eine mögliche Lösung sein.
Zerteile die Aufgaben in kleine Portionen. Überlege dir, ob du die neue Tätigkeit jetzt erledigen kannst. Wenn nicht, zerteile sie so lange weiter, bis du das Gefühl hast, dass du damit zurechtkommst und dann arbeitest du einfach alles ab.
Dieses Vorgehen ist nicht nur für die Planung einer Weltreise oder das Unternehmensumfeld geeignet. Eigentlich kannst du damit beispielsweise auch die Haushaltsaufgaben aufteilen. An einem Tag das ganze Haus zu Putzen und Einkaufen ist zu viel?
Teile die Arbeit auf mehrere Tage auf, am ersten Tag Einkaufen, am zweiten Tag wischen. Oder gehe nach Zimmern oder nach Stockwerken vor und mache jeden Tag ein bis zwei Zimmer. Wichtig ist, dass du dabei immer den Überblick behältst.
Hier gilt übrigens, dass die Methode nur so gut funktioniert, wie die Daten auf dem Kanban-Board gepflegt werden. Wenn du also vergisst, die Notizzettel in das richtige Feld zu kleben, sobald du etwas erledigt hast und am Ende niemand mehr weißt, was jetzt noch zu tun ist und was du bereits erledigt hast, solltest du beim nächsten Versuch etwas sorgfältiger darauf achten.
Falls du dich tiefer in das Thema einarbeiten willst, gibt es im Internet eine Fülle an Informationen zu diesem Thema. Auch eine Menge Bücher wurden dazu bereits veröffentlicht. Du wirst also auf jeden Fall fündig. 😉
Das wars für heute. Wir hoffen, du konntest etwas mitnehmen.
Bis zum nächstem Mal!
Lukas und Julia 🙂
